解決できる課題

解決できる課題

社内外のメンバとリモートワークで使いたい
1.工程シート(簡易ワークフロー)でコミュニケーション不足を解消

非対面業務を実現するための工程シートという機能があります。
工程シートは技術担当と事務担当など、関係者が共同して作業を進めるための記録シート(ワークフロー)です。関係者で共同作業の内容や作業完了日、作業状態を共有することができ、作業の遅延などを防止できます。
いつまでに何をすればよいかが一目で分かりますので、リモートワークでもコミュニケーションに問題なく作業を進めることができます。


特許管理の工程シートと同様に、発明提案管理機能においても、発明提案用のワークフロー(発明提案シート)を用意しています。
特許出願前の作業において、関係者が共同して作業を進めることができます。

2.必要なデータをクラウドで情報共有

オフィスワークではオフィス内のファイルサーバでデータの共有ができますが、リモートワークでは従業員がそれぞれ異なる場所で業務を行うため、従来の方法ではデータの共有がしにくくなります。
出願人、海外代理人、翻訳・トレース等の委託先など外部のユーザとの情報のやり取りは、コメントやファイルをクラウドに蓄積し、各ユーザが適切なアクセス権コントロールの下、クラウドから情報を入手することができます。
これにより、電子メールにファイル添付する必要がありませんので、セキュリティ対策として安全です。また、受領確認や回答期限管理など外部のユーザとも共有できますので、業務の遅延がなく安心です。
外部のユーザがダウンロードしたファイルには、自動的にパスワードが付与されます。また、Dooup管理者はファイルダウンロードや閲覧などの操作履歴を確認することができます。

3.適切なアクセス権の設定で情報漏洩等のリスクを軽減

Dooupのアカウントには、正規アカウント/協力者アカウント/招待ユーザの3種類があります。
アカウントの種類によって、システムに登録されているデータへのアクセス権(閲覧/更新等)が区別されています。適切なアクセス権を設定することにより、不用意なデータアクセスを防止することができますので、情報漏洩等のリスクを軽減できます。
アカウント毎のアクセス権については、「アカウントと業務権限とアクセス権」をご確認ください。

クラウド上のデータのセキュリティが心配
1.二要素認証によるユーザ認証で不正アクセスを防止

DooupはQuiX(商標登録4817332、5679841)認証サービスを使った二要素認証を標準としています。
これはユーザがDooupにアクセスする端末(ブラウザ)を事前に申請&登録し、ID/パスワードと同時に端末(ブラウザ)の正当性を認証するものです。
一般的な電子クライアント証明書に代わって2007年から多数のユーザで運用されており、不正アクセスはゼロの実績とユーザの利用負担もゼロの評価をいただいています。
Dooup管理者はユーザの追加、停止、削除の操作と認証状況の確認ができます。

2.六重化されたストレージによりデータ消失を防止

Dooupは、東日本のクラウドデータセンタの三重化したストレージ(プライマリ)に包袋ファイルを保存します。同時にもう1ヶ所、西日本の別のクラウドデータセンタに同じように三重化ストレージ(センカンダリ)として保存されます。
合わせてクラウド上でデータが六重に保存されており、地域災害の影響もほぼありません。これまでの運用実績で、データが消失したことは一度もございません。
またDooupにアップしたファイルは、全て暗号化された状態で保存されていますので、ご安心してお使いいただけます。

3.クラウド経由のデータ共有で”PPAP”問題にも対応

セキュリティ対策としての意味を為さないとして有害視されている”PPAP”問題をクリアします。
添付ファイルを伴わない情報共有であるため、双方でマルウェア等の心配がありません。
さらに二要素認証の採用で、あらかじめ登録された端末(ブラウザ)からでないとアクセスをすることができないため、不正アクセスを遮断できます。
また、アサインされた案件の情報しか閲覧できませんので、情報漏洩、誤送信を防止できます。
これらにより、従来のメールでの送受信に比べて、セキュリティ面においても安心してお使いいただけます。

案件の進捗状況や滞りがないか見たい
1.ダッシュボードで作業状況を直感的に把握

自分が担当している案件の、手続きごとの「作業中」と「回答待ち」の件数が表示されます。
現在の自分の作業状況を直感的に把握することができます。
またDooup管理者は、全てのユーザの作業状況を確認することができます。

2.アクティビティ管理でユーザの利用状況を把握

Dooup管理者は、全てのユーザが送信したファイル、受信したファイルの件数を月別に確認することができます。
これにより、比較的長期間の利用がないユーザを停止するなどのセキュリティ上の保全を行うことで、不正利用などのリスクを低減することができます。

3.記録された証跡から送受信や操作の状況を可視化

Dooupでは、様々な証跡を管理しています。運用中における状況の確認や、監査などにお役立ていただけます。

Point.1 送受信履歴

アクセス権のある案件の送受信の履歴情報を時系列で表示します。
CSV形式で出力もできますので、関係者でやり取りしたメッセージの履歴を依頼人への納品物としてもお使いいただけます。

Point.2 経過履歴、処理履歴

いつ、誰が、どの端末で、何の操作をしたのか、が分かりますので、問題発生時の状況確認などにお役立ていただけます。

特許業務の効率化を図りたい(自動化支援)
1.特許庁データから案件データを自動で入力

ローカルPCに保存したファイルをDooupクラウドサーバへ取り込みます。
出願依頼(受任)では、PDFファイル内のテキストを解析し、案件台帳へ取り込みます。取込対象のPDFフォーマットは標準仕様が準備されています。
インターネット出願ソフトで取得したHTMLファイル(特許庁からの受領、および特許庁への提出)を解析し、案件台帳に取り込みます。
新規の案件は整理番号を自動採番し、「受任追加」が自動的に行われます。既存の整理番号を指定するとデータが更新されます。

2.帳票の自動作成でケアレスミスを防止

文書テンプレートに、Dooupに登録されているデータを流し込んで、帳票(PDFファイル)を自動作成します。
お客様で文書テンプレートファイルを作成していただくことで、独自の帳票にも対応可能です。(設定は弊社で行います)

システムの利用を定着させたい
1.担当メンバ変更でもスムーズに引き継ぎ

人事異動や退職などに伴う担当メンバの変更にも、スムーズかつ漏れのない引き継ぎを行えます。
メールは各自のメーラ、包袋ファイルは各自のPCやファイルサーバなど、情報が分散されていると探すのに時間や手間がかかり、また漏れが発生する場合もあります。
Dooupでは、社内や社外とのやり取りや、包袋ファイルなどの必要な情報はDooupに集約され、整理番号毎に仕分けされて保存されています。
案件のアサインメンバを変更するだけで、スムーズかつ漏れのない情報の引き継ぎを行えます。

2.システムで必要なパラメータは自動でアップデート
Point.1 法定期限パラメータ

期限に関わる法改正に対応するための期限パラメータを、クラウド側で管理しています。
特許管理機能などで使用する『法定期限パラメータ』は、法改正に伴い自動的に更新します。
法定期限パラメータは、四法区分、国別に法定期限を管理するマスタパラメータです。案件台帳の登録/変更時に期限を自動設定するために使われます。

Point.2 為替レート

為替レートは、平日の朝10時のレートを自動的に取得し、Dooupに反映しています。(米ドル、ユーロ、等)

お気軽にご相談・お問合せください TEL 03-5275-7581

現在弊社はリモートワークを行っております。
オンライン説明会を開催中です。リクエストをお待ち致します。
お問い合わせは「こちら」

PAGETOP
Copyright © ベーステクノロジー株式会社 All Rights Reserved.
Powered by WordPress & BizVektor Theme by Vektor,Inc. technology.