Dooup2020

※2020年8月27日に「Dooup」が、経済産業省のIT導入補助金2020（令和元年度補正サービス等生産性向上IT導入支援事業）において、補助金対象のITツールとして認定されました。
「Dooup」を導入いただく場合は、弊社がIT導入支援事業者として全面的にご支援します。

Dooup

【特許管理システム】Dooup紹介動画

Dooupのコンセプト

庁期限に対して関連する作業を遅滞なく進められるように考えたワークフローです
所内の人、外部の人、関連する業務に関わる人たちが使えるように簡単操作を追求します
案件情報にアクセスできる人を厳密にし、機密性の高い知財情報を守ります
弊社10年のマイクロソフトAzureの構築運用経験をDooupサービスで最大活用します
Dooup は「３つのアップ」を実現します

情報をクラウドにアップして関係者と共有する
業務効率がレベルアップする
特許のいろいろな期限に対して期限までに仕事をアップ（完了）する

特許事務のデジタル化を推進します

『2025年の崖』問題はございませんか？

・リモートワークを推進する業務システム
・現在使っているシステムの保守が継続できないリスク
・効率アップのための自動化処理や業務標準化の取り組み
など、デジタル化を検討される企業さまが増えています！

オンライン説明会の開催、そしてトライアルを準備しておりますので、是非リクエストをお送りください。お待ち申し上げます。

弊社は「Dooup」をデジタル化のプラットフォームとして、開発を継続しております

MicrosoftTeamsの連携
Teamsの複雑な操作が苦手な方でも、Dooupから簡単操作できます

WindowsVirtualDesktopのご提案
リモートワーク／テレワークに最適なクラウドコンピューティングをご提案しています
Dooupと親和性の高い、セキュリティも安心の「業務パソコン環境」です

管理会計や財務会計にDooupのデータを連携
皆さまの業務に合わせたカスタマイズのご要望にスピーディーにご提案いたします

Dooupの特長

みんなで使える特許業務ワークフローです

- 所内の経営者／技術者／事務担当、出願依頼人、海外代理人、トレース等の委託先

それぞれの利用ユーザが必要な情報をアップして共有することができます

- 案件情報が一元的に集約されますので業務効率がアップします

受任、出願、審査請求、中間、登録、年金管理までのワークフローをサポートします
ダッシュボード画面によって案件別／ワークフローの状態が一目でわかります
本クラウドサービスをみんなで操作することで電子包袋が自動的に作られてゆきます
FAX・郵便による紙媒体のやり取りが激減できます
電子メールにファイルを添付しませんので誤送信やスパムメールの心配がありません

- 所内ユーザに便利な機能

庁指令データの解析＆データ取り込み機能
期限の自動設定機能
書類の自動生成機能
など自動化を推進する機能があります

安心安全で便利なクラウドサービスです

- 御所のニーズに合わせたカスタマイズが可能なクラウドサービスです

データベースに項目を追加できます
項目が多いと画面レイアウトに収まらないという悩みを「入力予測」機能によって解決します
書類自動生成、及びデータ取り込み機能をカスタマイズできます
蓄積したデータを分析したい、管理帳票として出力したいといったニーズにお応えします

- ブラウザがインストールされたパソコンだけで利用できます(※１）

クラウドサービスですので専用のサーバ機器は不要です。
ファイルバックアップを所内で管理する場合はTeraStationを推奨しております
※１　業務で必要なソフト（*)は別途ご準備ください
(*)　PDFリーダ／MS-OFFICE／インターネット出願ソフトなど

- 二要素認証による不正アクセス防止を標準で提供します

ID・パスワード認証に加え、第二の認証要素を備えています
電子クライアント証明書では実現できない利便性を実現します

- マイクロソフト(※２）のAzureを採用しています

本サービス及びお客様のデータは日本国内のデータセンターで稼働・保管しています
マイクロソフトAzureの準拠法は日本法であることが明確に定められています
※２　日本マイクロソフト株式会社は「クラウドセキュリティ（CS）ゴールドマーク」を日本で初めて取得した企業です

システム機能概要=>

特許業務ワークフロー

特許事務所さまにおける業務を「特許業務ワークフロー」という観点でシステムを強化しました。

✔　案件管理	依頼人から委任があると案件番号を採番して、権利放棄までの一連の状態を管理します
✔　期日管理	庁指令期限（国内外）の自動設定と共に、依頼人／海外代理人との回答期日も考慮した期日管理を行います伝達事項は電子メール、電話など
✔　自動化	取り込む：庁指令データの解析、依頼人／海外代理人から送付された電子データの解析により手入力作業を削減します出力する：依頼書、請求書などのテンプレートにデータを流し込んで書類を自動生成します RPA連携：弊社パートナー企業によるRPAソリューションと密に連携することで手作業が自動化できます
✔　使いやすさ	どのタイミングで何を見るのか／何を出力するのかをシステムが判断しますので、画面操作がシンプルです。いちいちマニュアルを見る必要がありません

受任／出願フロー

【ポイント１】
・PDFからデータを抽出し、クラウドに取り込みます。

【ポイント２】
・受任データの入力画面は頻繁に使われる項目が入力しやすい位置に表示されますので、入力漏れや画面移動などの操作なく簡単に登録できます。

【ポイント３】
・Microsoft Teams で出願人とミーティングができます。

【ポイント４】
・書類作成の依頼／確認は、所内／所外を問わず、Dooupを使って簡単に依頼できます。
・出願人から特許庁までのやり取りをDooupで一元管理できます。

【ポイント５】
・Dooupで出願書類の合成をクラウド側で行えます。（禁則文字などのチェックも可能）
・書類合成にかかっている手間や時間が削減できます。

【ポイント６】
・テンプレートを使って請求書をPDFファイルに自動作成します。
・特許庁の通知書と一緒に出願人にDooupを使って送ることができます。

審査請求フロー

【ポイント１】
・出願人に審査請求の要否を確認するための送付状や審査請求要否回答書を自動作成します。
・作成した書類をDooupで出願人へ通知して、回答期限をダッシュボードで可視化しますので、審査請求期限を迎える案件の処理が簡単に行えます。

【ポイント２】
・テンプレートを使って請求書をPDFファイルに自動作成します。
・特許庁の通知書と一緒に出願人にDooupを使って送ることができます。

中間フロー

【ポイント１】
・審査官が拒絶の理由を発見した場合や、拒絶理由が解消されずに特許できないと判断された場合に、出願人に今後の対応に関する意向の確認を行います。
・必要に応じて出願人と協議を行いながら、意見書や補正書を作成します。
・作成した書類をDooupで出願人へ通知して、回答期限をダッシュボードで可視化しますので、拒絶に対応する案件の処理がスムーズに行えます。

登録フロー

【ポイント１】
・出願人に特許料納付の要否を確認するための送付状や特許料納付要否回答書を自動作成します。
・作成した書類をDooupで出願人へ通知して、回答期限をダッシュボードで可視化しますので、特許料納付期限を迎える案件の処理が簡単に行えます。

ダッシュボード

担当者側の作業状態が確認できます。

クラウド利用による効果

✔　インターネット回線とパソコン（ブラウザ、MS－OFFICE、PDFリーダ）があれば始められます
✔　在宅勤務、リモートオフィス、時差出勤などの働き方に最適です
✔　複雑な中間処理や海外案件もカバーしますので、複雑な業務の属人化を防止し、標準化を進めることができます
✔　クラウドだから実現できる情報セキュリティで依頼人の信頼を確保・維持できます
✔　依頼人／海外代理人／委託先も利用することを考慮していますので、全ての情報管理が円滑に行えます

クラウドに特許事務所／特許業務法人さま（お客様）毎に専用のデータベースを構築します

案件データベース
出願人／依頼人データベース
利用者データベース

- 各データベースには特許庁で求められる項目を準備してあります

管理者は自由に項目を追加することができ、情報管理のプラットフォームとして拡張できます

データ件数は各データベースで1,000万件程度の能力に耐える設計です

データ登録

始まりは受任データの登録から行います

Web画面から手作業で登録
CSVファイルを作成して一括で登録
CSVファイルの作成はRPAツールとの連携が可能
依頼人から送付されたPDFファイルを解析＆登録することが可能です

特許庁指令データの解析＆取込み

特許庁のインターネット出願ソフトと連携して　XML、HTMLファイルを解析します
指令内容を判断し、各ステップへデータを取り込みます
特許庁への提出文書も案件管理に取り込みます

案件のステップ管理

- 手続きに応じて案件のステップが管理されます

受任ステップ
出願ステップ
審査請求ステップ
中間ステップ
登録ステップ
年金管理ステップ
権利放棄

- パテントファミリー／分割のグループ管理

それぞれ案件番号は個別に採番されますが、親案件と関連付けて管理されます

出願ステップ

受任した案件を特許庁へ出願し、依頼人へ納品書（出願番号通知、請求書等）を送付するまでのステップです

データベースから納品書テンプレートを使って各書類を自動生成します

審査請求ステップ

審査請求期限が迫っている案件、または依頼人が審査請求を行う段階から納品書を送付するまでのステップです

審査請求期限を自動設定しますので期限が迫っている案件を画面表示します
ここでもテンプレートを使って書類を自動生成します

中間ステップ、登録ステップ、年金管理ステップ

庁指令期日を管理し、依頼人／海外代理人と連携して作業を進めます

データ検索と可視化

ダッシュボードと呼ぶツールで業務の状況を可視化します
また週間・月間・年間のカレンダーインタフェースで庁期限と回答期限を可視化します
検索条件を指定して検索することも可能です
検索結果一覧はCSVファイルでダウンロードできお客様の目的に合った管理帳票を作成するのに役立ちます

CSVファイルから管理帳票を作成する例

✔　所内の担当別、月別の実績表
✔　月別・年別の出願・登録件数の推移表

J-PlatPat連携

J-PlatPatのデータをDooupクラウドに取り込みます

無料で産業財産権情報の検索ができるサービス「J-PlatPat（特許情報プラットフォーム）」を利用してデータを取得します。
出願番号を指定して、公知例／引用文献を　Dooupの案件データに取り込む準備をします。
目視して登録操作を行うと、案件データに反映する機能です。

取得する主なデータ項目

案件の基本的な情報
出願番号、出願日、四法区分、発明の名称、登録番号、登録日、請求項、審査請求日、登録査定日　など
発明者／出願人の情報
氏名、住所、識別番号　など
手続き情報（経過履歴）
手続日、手続名、文書名、特許庁へor特許庁から　など

Database構造について

知財データベースとして柔軟な構造で、特許情報の管理エンジンとして強力に動作します。

Dooupでは個別要望を柔軟に実現できる工夫をしています。

データベースエンジンは、MairaDBを採用。
MariaDBは、リレーショナルデータベースと全文検索のエンジン。
独自の開発技術により、項目自由化と入力予測と呼ぶ独自機能を実現。
Dooupプラグインという処理によりデータを自動取り込み機能を実現。

＜Dooup Database論理構造＞

◆項目自由化(独自機能)

データベース(Table)に任意の項目を追加する機能。
追加した項目は関連する画面に自動的に表示される。
※項目追加は現状、弊社が設定作業します。
※相関関係(Relation)は任意追加は現在サポートしていません。

◆入力予測(独自機能、特許6777802)

特許データは項目数が多く、画面に全項目を表示することは現実的ではない。
入力予測機能は、「よく使われる項目」を画面の上方位置に自動表示する機能。
また別サービスの項目クラスター分析によって「よく使われる項目」を可視化することができる。

＜データ取込みプラグイン＞

特許庁データ
J-PlatPatデータ
PDFテキスト抽出&データ取込み
法廷期限
為替データ
特許庁情報

セキュリティ対策自己宣言を推奨します！

企業の情報セキュリティポリシーへの対応

在宅勤務／テレワークを推進するためのセキュリティ対策

◆公開前文書の扱い

Dooupサーバ（クラウド）に保管する文書の対策
１　全て暗号化されます
２　暗号化した文書にアクセスできるのは管理者が設定したユーザのみです
かつ、そのユーザはDooup認証（二要素認証）で自動判別します
３　文書にアクセスした記録は全て保管されます

所内のパソコンまたはファイルサーバに保管する文書の対策
４　インターネット出願ソフトで庁へ提出した文書はDooupで保管し、PCから削除する
５　インターネット出願ソフトで庁から受け取った文書も同様にする
６　ファイルサーバに文書は平文（暗号化なし）で保管するが、アクセス権を設定している

◆PCの対策

７　自宅PCのWindowsリモートデスクトップで所内PCにサインインする際はVPN接続している
８　VPN装置のセキュリティポリシーを定め、定期的にポリシーをチェックしている
９　WindowsUpdateでWindowsリモートデスクトップの脆弱性を防止している
10　クラウド仮想デスクトップサービスの利用は二要素認証を行っている
11　PCファイルをクラウド・ストレージと同期するケースでも二要素認証を行っている

情報一元化

現状