QuiXストレージ for 特許事務所

QuiXストレージ for 特許事務所の特長

特許業務ワークフローを実現  NEW

  • 庁指令データの解析&データ取込み、期限の自動設定
  • 受任、出願、審査請求、中間、登録、年金管理までのワークフローをサポート

情報の一元化で業務効率アップを実現

  • FAX・郵便の利用を最小化することでコストダウン
  • メールを使わないことで誤送信防止

包袋管理を手軽に実現

  • 日常業務を行うだけで包袋が出来上がる

特許業務の可視化を実現

  • ToDo、期限管理で技術担当の業務進捗を可視化

ファイルサーバのバックアップでBCP対策

  • バックアップによるBCP/BCM
  • MicrosoftAzure利用で、サーバ故障やデータ消失のリスク回避
    → 「クラウドセキュリティ(CS)ゴールドマーク」を日本で初めて取得
  • 二要素認証による不正アクセス防止

システム機能概要


特許業務ワークフロー

 

特許事務所さまにおける業務を「特許業務ワークフロー」という観点でシステムを強化しました。

✔ 案件管理 依頼人から委任があると案件番号を採番して、権利放棄までの一連の状態を管理します
✔ 期日管理 庁指令期限(国内外)の自動設定と共に、依頼人/海外代理人との回答期日も考慮した期日管理を行います伝達事項は電子メール、電話など
✔ 自動化 取り込む:庁指令データの解析、依頼人/海外代理人から送付された電子データの解析により手入力作業を削減します
出力する:依頼書、請求書などのテンプレートにデータを流し込んで書類を自動生成します
RPA連携:弊社パートナー企業によるRPAソリューションと密に連携することで手作業が自動化できます
✔ 使いやすさ どのタイミングで何を見るのか/何を出力するのかをシステムが判断しますので、画面操作がシンプルです。いちいちマニュアルを見る必要がありません

 

クラウド利用による効果

✔ インターネット回線とパソコン(ブラウザ、MS-OFFICE、PDFリーダ)があれば始められます
✔ 在宅勤務、リモートオフィス、時差出勤などの働き方に最適です
✔ 複雑な中間処理や海外案件もカバーしますので、複雑な業務の属人化を防止し、標準化を進めることができます
✔ クラウドだから実現できる情報セキュリティで依頼人の信頼を確保・維持できます
✔ 依頼人/海外代理人/委託先も利用することを考慮していますので、全ての情報管理が円滑に行えます

クラウドに特許事務所/特許業務法人さま(お客様)毎に専用のデータベースを構築します

案件データベース
出願人/依頼人データベース
利用者データベース

  •  各データベースには特許庁で求められる項目を準備してあります
      管理者は自由に項目を追加することができ、情報管理のプラットフォームとして拡張できます
  •  データ件数は各データベースで1,000万件程度の能力に耐える設計です

データ登録

始まりは受任データの登録から行います

  •  Web画面から手作業で登録
  •  CSVファイルを作成して一括で登録
  •  CSVファイルの作成はRPAツールとの連携が可能
  •  依頼人から送付されたPDFファイルを解析&登録することが可能です

特許庁指令データの解析&取込み

  •  特許庁のインターネット出願ソフトと連携して XML、HTMLファイルを解析します
  •  指令内容を判断し、各ステップへデータを取り込みます
  •  特許庁への提出文書も案件管理に取り込みます

案件のステップ管理

  •  手続きに応じて案件のステップが管理されます
    受任ステップ
    出願ステップ
    審査請求ステップ
    中間ステップ
    登録ステップ
    年金管理ステップ
    権利放棄
  •  パテントファミリー/分割のグループ管理
    それぞれ案件番号は個別に採番されますが、親案件と関連付けて管理されます

出願ステップ

受任した案件を特許庁へ出願し、依頼人へ納品書(出願番号通知、請求書等)を送付するまでのステップです

  •  データベースから納品書テンプレートを使って各書類を自動生成します

審査請求ステップ

審査請求期限が迫っている案件、または依頼人が審査請求を行う段階から納品書を送付するまでのステップです

  •  審査請求期限を自動設定しますので期限が迫っている案件を画面表示します
  •  ここでもテンプレートを使って書類を自動生成します

中間ステップ、登録ステップ、年金管理ステップ

庁指令期日を管理し、依頼人/海外代理人と連携して作業を進めます

データ検索と可視化

ダッシュボードと呼ぶツールで業務の状況を可視化します
また週間・月間・年間のカレンダーインタフェースで庁期限と回答期限を可視化します
検索条件を指定して検索することも可能です
検索結果一覧はCSVファイルでダウンロードできお客様の目的に合った管理帳票を作成するのに役立ちます

CSVファイルから管理帳票を作成する例

✔ 所内の担当別、月別の実績表
✔ 月別・年別の出願・登録件数の推移表


情報一元化

 

現状

伝達方法

  • 包袋はFAX&国際郵便
  • 伝達事項は電子メール、電話など

所内の管理

  • FAXの数日後に郵便が到着→最新版の管理
  • FAX&郵便を紙で所内に配布または紙を電子化(PDF)にして配布
  • いろいろな伝達方法で、いろいろな媒体が、毎日多く送られて来るのを整理して振り分ける作業が大変ではありませんか?

 

QuiXストレージによる海外代理人との情報交換

情報伝達をQuiXストレージに一元化します。

  • 全情報を時系列で管理、情報の重複や版管理などの煩雑な業務から解放されます。
  • ファイルだけでなくこれまでメールでやりとりしていたコメントも一元管理できます。

案件にかかわるユーザがご自身でファイルをダウンロードします。

  • 配布の手間や受信確認が不要です。

FAXや国際郵便にかかるコストを削減できます。

  • 料金だけでなく、送付準備や受取確認の手間を削減します。
  • アサインされた案件メンバーにしか送信できないので誤送信を防止します。

包袋管理

 

現状

外部から受領した情報

  • FAX&国際郵便は電子化してファイルサーバに保存
  • 大手クライアント専用システムのデータは一旦ファイルサーバに保存

作業中の所内の情報

  • 専用システムを持たないクライアントや協力会社とのやり取りはファイルサーバに保存

包袋管理への登録

  • 手続き完了時にファイルサーバから出願データを選別
  • 特許管理システムなどの包袋管理にファイルを登録

 

QuiXストレージによる包袋管理

日常業務を行うことでQuiXストレージ上に案件ごとの包袋が自動作成されます。

  • 包袋管理のための作業はなくなります

出願データだけでなくメールやコメントを含めたすべての経緯が包袋に含まれます

  • 手続き再開や担当者変更による引継ぎの際の情報伝達がスムーズに行えます

業務可視化

 

現状

責任者が案件ごとに担当決めを行い、業務担当が特許管理システムに登録

担当決め後は、技術担当と業務担当が連携して業務を行う

  • 特許管理システムの担当と実業務が連動していない
  • 送付先や内容が正しいかどうかは、担当者が都度確認
  • 各案件の進捗状況は個別に確認しないと把握できない

 

QuiXストレージによる業務可視化

案件ファイル一覧

  • 案件ファイルからも送信されたファイルを確認できます。
  • 該当案件番号を選択するとファイル一覧が表示されます。
  • 最新の受信ファイルが一覧のTOPに表示されています。

送受信履歴

BCP/BCM

 

従来のバックアップ

所内のファイルサーバに重要なファイルを保管

  • 包袋管理に使っていケースも

バックアップは所内ファイルサーバのRAID化または二重化で対応

  • ハードディスク故障によるデータ消失のリスク
  • 災害等による事務所の被災リスク

 

QuiXストレージのバックアップ

所内のTeraStationのデータをMicrosoftAzureにバックアップ

  • TeraStationは高信頼・高耐久のハードディスクを使用
  • Azure上のデータは東日本と西日本で6重化

万一TeraStationが故障しても、緊急ダウンロード機能で必要なファイルを復元

 

システム機能概要

 

 

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