QuiXストレージ for 特許事務所

QuiXストレージ for 特許事務所の特長

情報の一元化で業務効率アップを実現

  • FAX・郵便の利用を最小化することでコストダウン
  • メールを使わないことで誤送信防止

包袋管理を手軽に実現

  • 日常業務を行うだけで包袋が出来上がる

特許業務の可視化を実現

  • ToDo、期限管理で技術担当の業務進捗を可視化

ファイルサーバのバックアップでBCP対策

  • バックアップによるBCP/BCM
  • MicrosoftAzure利用で、サーバ故障やデータ消失のリスク回避
    → 「クラウドセキュリティ(CS)ゴールドマーク」を日本で初めて取得
  • 二要素認証による不正アクセス防止

システム機能概要

 

情報一元化

 

現状

伝達方法

  • 包袋はFAX&国際郵便
  • 伝達事項は電子メール、電話など

所内の管理

  • FAXの数日後に郵便が到着→最新版の管理
  • FAX&郵便を紙で所内に配布または紙を電子化(PDF)にして配布
  • いろいろな伝達方法で、いろいろな媒体が、毎日多く送られて来るのを整理して振り分ける作業が大変ではありませんか?

 

QuiXストレージによる海外代理人との情報交換

情報伝達をQuiXストレージに一元化します。

  • 全情報を時系列で管理、情報の重複や版管理などの煩雑な業務から解放されます。
  • ファイルだけでなくこれまでメールでやりとりしていたコメントも一元管理できます。

案件にかかわるユーザがご自身でファイルをダウンロードします。

  • 配布の手間や受信確認が不要です。

FAXや国際郵便にかかるコストを削減できます。

  • 料金だけでなく、送付準備や受取確認の手間を削減します。
  • アサインされた案件メンバーにしか送信できないので誤送信を防止します。

包袋管理

 

現状

外部から受領した情報

  • FAX&国際郵便は電子化してファイルサーバに保存
  • 大手クライアント専用システムのデータは一旦ファイルサーバに保存

作業中の所内の情報

  • 専用システムを持たないクライアントや協力会社とのやり取りはファイルサーバに保存

包袋管理への登録

  • 手続き完了時にファイルサーバから出願データを選別
  • 特許管理システムなどの包袋管理にファイルを登録

 

QuiXストレージによる包袋管理

日常業務を行うことでQuiXストレージ上に案件ごとの包袋が自動作成されます。

  • 包袋管理のための作業はなくなります

出願データだけでなくメールやコメントを含めたすべての経緯が包袋に含まれます

  • 手続き再開や担当者変更による引継ぎの際の情報伝達がスムーズに行えます

業務可視化

 

現状

責任者が案件ごとに担当決めを行い、業務担当が特許管理システムに登録

担当決め後は、技術担当と業務担当が連携して業務を行う

  • 特許管理システムの担当と実業務が連動していない
  • 送付先や内容が正しいかどうかは、担当者が都度確認
  • 各案件の進捗状況は個別に確認しないと把握できない

 

QuiXストレージによる業務可視化

案件ファイル一覧

  • 案件ファイルからも送信されたファイルを確認できます。
  • 該当案件番号を選択するとファイル一覧が表示されます。
  • 最新の受信ファイルが一覧のTOPに表示されています。

送受信履歴

BCP/BCM

 

従来のバックアップ

所内のファイルサーバに重要なファイルを保管

  • 包袋管理に使っていケースも

バックアップは所内ファイルサーバのRAID化または二重化で対応

  • ハードディスク故障によるデータ消失のリスク
  • 災害等による事務所の被災リスク

 

QuiXストレージのバックアップ

所内のTeraStationのデータをMicrosoftAzureにバックアップ

  • TeraStationは高信頼・高耐久のハードディスクを使用
  • Azure上のデータは東日本と西日本で6重化

万一TeraStationが故障しても、緊急ダウンロード機能で必要なファイルを復元

 

システム機能概要

 

 

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