みんなで使える

みんなで使えるから効果が大きい
Dooupは2大機能

 業務管理機能(日本語画面のみ)

正規アカウントだけが使える機能です。
特許情報、期限管理、請求情報などを管理するための機能です。

 情報共有機能(日本語・英語画面が切替可能)

正規アカウントと協力者アカウントの両方が使える機能です。
ファイルなどの情報を内外で共有するための機能です。

1.情報一元化

散在するデータをクラウドに集めて、依頼人、図面制作の外注や、海外代理人たちとリモートでの共同作業を進めやすくさせます。


・特許庁から受信したデータ
・依頼人からのテキスト、PDFファイル
・J-PatPatで検索したデータ
などを解析して、案件番号ごとにデータベースに取り込みます。
取り込んだデータは、担当者だけが見れるエリアに自動仕分けされますので、利用者間でシームレスな情報活用が行えます。

2.特許業務のリモートワーク

非対面業務を実現するための工程シートという機能があります。
工程シートは技術担当と事務担当など、関係者が共同して作業を進めるための記録シート(ワークフロー)です。関係者で共同作業の内容や作業完了日、作業状態を共有することができ、作業の遅延などを防止できます。
いつまでに何をすればよいかが一目で分かりますので、リモートワークでもコミュニケーションに問題なく作業を進めることができます。


案件データの状態から今どのステップなのかを判断し、また案件ごとに作業中なのか回答待ちなのかを判断します。



Dooupに情報をアップするとお知らせメールが届きます。
あらかじめブックマークしたDooupにログインすると新着情報に案件番号が表示されますので、リモートワークでも滞りなく作業が行えます。


3.契約書管理/機密文書管理

庁提出/受領文書ファイルや出願人、海外代理人、翻訳・トレース等の委託先とやり取りした文書ファイルを案件と紐付けて管理します。
取り込んだデータは、担当者だけが見れるエリアに手続きごとに自動仕分けされます。
案件の状態から、その時見たい項目が画面の見やすい位置に表示されますので、画面の切り替え操作がなく、処理をスムーズに進めていただけます。


関係者で送信した情報と受信した情報は、案件番号で仕分けされたフォルダに整理されます。
電子包袋として一元化されますので管理がとても楽になります。


DooupはQuiX(商標登録4817332、5679841)認証サービスを使ったユーザの二要素認証を標準としています。
これはユーザがDooupにアクセスする端末(ブラウザ)を事前に申請&登録し、ID,パスワードと同時に端末(ブラウザ)の正当性を認証するものです。
これにより、なりすまし利用を防止できます。

アカウントと業務権限とアクセス権
1.Dooupアカウントの種類

Dooupのアカウントにはご契約、ご利用の形態によって、以下の3種類があります。

Case.1 正規アカウント

正規アカウントは、Dooupのご契約者になります。
利用料が課金されるアカウントは正規アカウントです。
【利用者の例】特許事務所様または、企業の知財部様が該当します。

Case.2 協力者アカウント

協力者アカウントは、ご契約者の取引先になります。
協力者アカウントは機能制限はありますが、課金されません。
(正規アカウント1アカウントに対して、10アカウント分の協力者アカウントが無料です)
協力者アカウントは、情報共有機能のみが利用できます。業務管理機能は利用できません。
【利用者の例】ご契約者が特許事務所様の場合は、海外代理人/委託先/依頼人などが該当します。
      ご契約者が企業様の場合は、弁理士(特許事務所)/委託先などが該当します。

Case.3 招待ユーザ

招待ユーザは、Dooupへのアカウント登録なしでお使いいただけます。
正規アカウント1アカウントに対して、100ユーザ分の招待ユーザが無料です。
【利用者の例】Dooupを導入していただくのが難しい依頼人/委託先などでお使いいただけます。

2.ユーザとアカウント

Dooupでは、アカウントという考え方を採用しています。
ユーザ …実際にDooupを操作するです。
端末(ブラウザ) …Dooupを表示させるブラウザです。
アカウント …DooupにログインするためのログインIDです。

ユーザとアカウントの関係の例を以下に記載していますのでご確認ください。

この例では、(例を見る)

・Aさんは、PCを別にして、正規アカウント「admin」と正規アカウント「tech」を使い分けています。
・海外代理人X/図面会社Yでは、全員が1つの協力者アカウントを共有して使用しています。

3.案件とアサイン
Point.1 案件とは

知的財産(特許・商標・意匠等)に関連する作業の単位です。
1つの案件には1つの整理番号が付番され、データは整理番号毎に管理されます。

Point.2 アサインとは

案件データ毎に、アクセスできるアカウントを設定する操作です。
アサインの有無で、案件データへのアクセス権をコントロールします。

4.正規アカウントのアクセス権

正規アカウントは、3種類の業務権限に分かれています。
業務権限によって、操作可能なアクセス権が異なります。

Case.1 業務統括

業務管理機能と情報共有機能が使用できます。
アサインに関係なく、全ての案件データの閲覧/更新が可能です。
招待ユーザ向けの共有BOXを作成することができます。

Case.2 事務担当

業務管理機能と情報共有機能が使用できます。
アサインされた案件データの閲覧/更新が可能です。
アサインされていない案件データは閲覧のみが可能です。
招待ユーザ向けの共有BOXを作成することができます。

Case.3 技術担当

業務管理機能では、アサインされた案件データの閲覧のみ可能です。
情報共有機能では、アサインされた案件データの閲覧/更新が可能です。
招待ユーザ向けの共有BOXの作成はできませんが、アサインされた共有BOXへのアクセスは可能です。

5.正規アカウントの兼務

正規アカウントは設定によって、次の業務権限を兼務することができます。

Case.1 システム管理者

システム管理機能が利用可能になります。各種マスタデータの閲覧/更新が可能です。
業務統括/事務担当が、兼務の設定が可能です。

Case.2 経理担当

年金や請求などの経理機能が利用可能になります。経理機能は、アサインされていない案件データでも閲覧/更新が可能です。
事務担当が、兼務の設定が可能です。

Case.3 ビュー機能

この機能は、アサインが正しく行われているかを確認するための機能です。
自分とは別のユーザがDooupにログインした時に、その人がどのように見えているか、を確認することができます。別のユーザにビューを切り替えた状態のままで、ファイルの送信やデータの更新を実行することはできません。(表示のみになります)
業務統括/事務担当/技術担当ともに、ビュー機能を有効に設定することが可能です。

6.協力者アカウントのアクセス権

情報共有機能おいて、アサインされた案件データの閲覧/更新が可能です。
ただしアサインされた案件データの中で、自分宛のデータ、および自分が送ったデータだけが表示されます。(自分が送信元にも宛先にもなっていないデータは見えません)

7.招待ユーザのアクセス権

招待ユーザは、案件へのアサインという考え方ではなく、招待した人(正規アカウント)が作成した共有BOXに対してアクセスができます。

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